Ustawa o dostępności: kto musi, jakie kary, od kiedy

Kiedy klienci pytają nas o ustawę o dostępności, w połowie rozmów okazuje się, że mówimy o dwóch różnych aktach prawnych naraz, myląc obowiązki sektora publicznego z obowiązkami firm prywatnych. Ustawa o dostępności to w Polsce nie jeden akt z jednym terminem, tylko dwa osobne akty prawne, dwie osobne daty wejścia w życie i dwie osobne grupy podmiotów, które muszą je spełniać. Ten artykuł rozdziela je od siebie: skąd się wzięły, kogo dokładnie dotyczą, jakich terminów nie można przegapić i jakie kary grożą za ich zignorowanie.

Skąd się wzięła ta ustawa: od europejskiego aktu do polskiego prawa

Obie polskie ustawy o dostępności mają swoje źródło w prawie unijnym, ale w różnych dyrektywach. Ustawa dla sektora publicznego wdraża Dyrektywę (UE) 2016/2102, a ustawa dla firm prywatnych wdraża znacznie szerszy akt: European Accessibility Act, czyli Dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/882 z 17 kwietnia 2019 roku w sprawie wymogów dostępności produktów i usług. To właśnie ten drugi akt, europejski akt o dostępności, jest źródłem obowiązku, który od niedawna dotyczy większości firm w Polsce, nie tylko urzędów.

Polska, jak większość państw członkowskich, nie zmieściła się w terminie transpozycji z 28 czerwca 2022 roku. Krajowa ustawa wdrażająca dyrektywę, czyli ustawa z dnia 26 kwietnia 2024 roku o zapewnianiu spełniania wymagań dostępności niektórych produktów i usług przez podmioty gospodarcze, weszła w życie dopiero z datą stosowania samej dyrektywy, 28 czerwca 2025 roku. To dwuletnie opóźnienie transpozycji nie zwolniło nikogo z obowiązku: dyrektywa i tak zaczęła obowiązywać w terminie unijnym, a spóźniona ustawa krajowa tylko doprecyzowała, jak dokładnie wygląda ten obowiązek w polskim systemie prawnym.

Dwie ustawy, dwa różne obowiązki, łatwe do pomylenia

W praktyce firmy najczęściej mylą te dwa akty, bo obie nazwy zawierają słowo dostępność i obie dotyczą stron internetowych. Różnica leży w tym, kogo obejmują i co dokładnie muszą spełniać.

Konsekwencja praktyczna tej różnicy: firma prywatna, która nigdy nie współpracuje z sektorem publicznym, nie musi znać pierwszej ustawy w ogóle, ale drugiej nie unika, jeśli działa w jednej z objętych branż. Urząd czy uczelnia z kolei podlega wyłącznie pierwszej, chyba że jednocześnie prowadzi działalność gospodarczą objętą drugą, co w praktyce dotyczy niewielkiej części instytucji publicznych.

Kto dokładnie musi spełniać wymagania

Reszta tego artykułu skupia się na ustawie z 2024 roku, bo to ona dotyczy większości firm czytających ten tekst. Zakres podmiotowy dzieli się na dwie kategorie: producentów, importerów i dystrybutorów produktów objętych ustawą oraz usługodawców świadczących usługi objęte ustawą. W praktyce oznacza to, że nie trzeba produkować bankomatów, żeby podlegać ustawie: wystarczy prowadzić sklep internetowy, platformę bankowości detalicznej albo serwis sprzedający e-booki.

Ustawa przewiduje dwa osobne wyjątki, i tu zaczynają się nieporozumienia, bo firmy często znają tylko pierwszy. Pierwszy wyjątek to mikroprzedsiębiorcy: firmy zatrudniające mniej niż 10 osób i osiągające roczny obrót lub sumę bilansową poniżej 2 milionów euro są całkowicie zwolnione z obowiązków dotyczących usług. Przy produktach zwolnienie jest węższe: mikroprzedsiębiorca produkujący objęty produkt nie jest automatycznie zwolniony z samego wymogu dostępności, tylko z obowiązku dokumentowania oceny, o której niżej, jeśli powołuje się na drugi wyjątek.

Drugi wyjątek, rzadziej znany, to nieproporcjonalne obciążenie i fundamentalna zmiana, opisane w artykule 14 dyrektywy. Firma może odstąpić od części wymogów dostępności, jeśli ich spełnienie wymagałoby fundamentalnej zmiany podstawowego charakteru produktu lub usługi, albo nałożyłoby na nią nadmierne obciążenie organizacyjne lub finansowe. To nie jest wyjątek, z którego można po prostu skorzystać: dyrektywa wymaga formalnej oceny tego obciążenia, udokumentowanej i przechowywanej przez pięć lat na wypadek kontroli, a sam brak czasu, priorytetów czy wiedzy nie liczy się jako uzasadniony powód. Ocenę trzeba też powtórzyć, jeśli produkt lub usługa się zmienia, albo nie rzadziej niż raz na pięć lat.

Terminy, których nie można przegapić

Firmy, które już sprzedawały objęte usługi przed wejściem ustawy w życie, dostały dodatkowy czas, ale nie jest to czas bezwarunkowy. Usługi świadczone na podstawie umów zawartych przed 28 czerwca 2025 roku mogą być kontynuowane bez zmian najdłużej do 28 czerwca 2030 roku, pod warunkiem że sama usługa się w tym czasie istotnie nie zmienia. Nowa umowa, nowa wersja usługi albo istotna zmiana funkcjonalności zdejmuje to zwolnienie i wymaga zgodności od razu.

Trzy scenariusze z życia firm, które pomagają zrozumieć, kto naprawdę podlega ustawie

Tabele i definicje dobrze pokazują literę prawa, ale to, jak ustawa o dostępności działa w praktyce, najlepiej widać na konkretnych przypadkach. Poniższe trzy scenariusze to zbiór pytań, które regularnie słyszymy, i odpowiedzi, do jakich dochodzimy po sprawdzeniu przepisów, nie po zgadywaniu.

Scenariusz pierwszy, sklep internetowy z odzieżą, 25 osób, obrót 8 milionów złotych rocznie. Przekracza próg mikroprzedsiębiorcy, więc wyjątek dla usług go nie obejmuje. Handel elektroniczny jest wprost wymieniony w zakresie ustawy, więc sklep podlega jej w całości: strona, proces checkoutu, aplikacja mobilna, jeśli istnieje. Termin dostosowania minął 28 czerwca 2025 roku, chyba że sklep korzysta z platformy zewnętrznej, w którym to wypadku odpowiedzialność za zgodność samej platformy leży po stronie jej dostawcy, ale odpowiedzialność za treść i konfigurację sklepu nadal po stronie właściciela.

Scenariusz drugi, startup fintech, 7 osób, obrót 1,2 miliona złotych, produkt to aplikacja do zarządzania budżetem osobistym. Mieści się w progach mikroprzedsiębiorcy, więc jeśli świadczy wyłącznie usługę, a nie sprzedaje samodzielnego produktu w rozumieniu ustawy, może być zwolniony z obowiązków dotyczących usług. Tu jednak leży pułapka, którą regularnie widzimy: usługi bankowości i płatności mają w dyrektywie osobne, węższe traktowanie niż ogólne zwolnienie mikroprzedsiębiorców, więc każdy taki przypadek wymaga sprawdzenia konkretnego modelu biznesowego, nie tylko liczby pracowników i obrotu. Zgadywanie na podstawie samego progu zatrudnienia to najczęstszy błąd, jaki widzimy u młodych firm technologicznych.

Scenariusz trzeci, biuro rachunkowe, 15 osób, portal klienta do wglądu w dokumenty księgowe. Biuro rachunkowe samo w sobie nie sprzedaje żadnego z produktów ani usług z tabeli wyżej wprost, więc na pierwszy rzut oka wygląda na niepodlegające ustawie. Jeśli jednak świadczy usługi na rzecz banków albo ubezpieczycieli jako podwykonawca i buduje dla nich narzędzia dostępne dla ich klientów końcowych, zamawiający ma prawo wymagać zgodności z WCAG w umowie, niezależnie od tego, czy biuro rachunkowe samo formalnie podlega ustawie. To ten sam mechanizm, który opisaliśmy przy okazji WCAG 2.2 i przetargów publicznych: umowa handlowa potrafi narzucić wyższy standard, niż wymaga ustawowe minimum.

Jakie kary grożą i jak wygląda kontrola krok po kroku

Nadzór nad zgodnością z ustawą o dostępności produktów i usług sprawuje Prezes Zarządu PFRON, Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych. Proces zaczyna się od zgłoszenia: każdy, kto uzna, że produkt lub usługa nie spełnia wymogów, może złożyć skargę. PFRON ma 30 dni na rozpatrzenie zgłoszenia albo przekazanie go do właściwego organu nadzoru rynku, jeśli sprawa dotyczy konkretnej kategorii produktu regulowanej osobno, na przykład urządzeń telekomunikacyjnych.

Jeśli kontrola potwierdzi naruszenie, firma dostaje 120 dni na jego usunięcie, licząc od dnia doręczenia decyzji. To realny czas na poprawki, nie formalność: w praktyce oznacza to, że warto wiedzieć o brakach w dostępności, zanim dowie się o nich PFRON, bo naprawa pod presją terminu ustawowego jest droższa i bardziej stresująca niż zaplanowany audyt.

Źródło: Biznes.gov.pl, stan na sierpień 2026.

Od decyzji PFRON firmie przysługuje odwołanie na zasadach ogólnych postępowania administracyjnego. To ważne rozróżnienie: kara nie jest nakładana automatycznie w dniu przekroczenia terminu, tylko po przeprowadzeniu formalnego postępowania, w którym firma ma prawo przedstawić swoje stanowisko, w tym powołać się na wyjątek nieproporcjonalnego obciążenia, jeśli faktycznie go udokumentowała wcześniej, a nie dopiero w odpowiedzi na kontrolę. Właśnie dlatego dokumentacja oceny z artykułu 14 ma sens przygotować z wyprzedzeniem, nie w reakcji na pismo z PFRON.

Nasza perspektywa: dlaczego termin 2030 to pułapka, nie ulga

Co to oznacza praktycznie dla waszej firmy

Zanim zaczniecie działać, warto odpowiedzieć sobie na trzy pytania w tej kolejności. Pierwsze: czy w ogóle podlegacie ustawie, czyli czy sprzedajecie którykolwiek z produktów lub usług z tabeli wyżej, i czy przekraczacie próg mikroprzedsiębiorcy. Drugie: jeśli podlegacie, czy realistycznie stać Was na powołanie się na wyjątek nieproporcjonalnego obciążenia z pełną dokumentacją, czy taniej wyjdzie po prostu dostosować produkt. Trzecie: jeśli macie usługi na starych umowach, kiedy realnie wygasają i czy planujecie w międzyczasie jakąkolwiek istotną zmianę tej usługi, bo to ona, nie kalendarz, decyduje o utracie okresu przejściowego.

Odpowiedź na te trzy pytania rzadko jest oczywista bez audytu, bo wymaga jednocześnie znajomości przepisów i realnej oceny stanu produktu. Standardowa ścieżka, którą stosujemy z klientami, zaczyna się od audytu dostępności, który jednocześnie odpowiada, gdzie stoicie względem WCAG 2.1 AA, i pokazuje, czy w ogóle macie podstawy do rozważania wyjątku z artykułu 14, zamiast zgadywać.

Najczęściej zadawane pytania o ustawę o dostępności

Czym różni się ustawa o dostępności cyfrowej od europejskiego aktu o dostępności?

To dwa osobne akty prawne. Ustawa o dostępności cyfrowej z 2019 roku dotyczy wyłącznie podmiotów publicznych, takich jak urzędy czy uczelnie. Europejski akt o dostępności, czyli Dyrektywa (UE) 2019/882, wdrożona w Polsce ustawą z 26 kwietnia 2024 roku, dotyczy firm prywatnych sprzedających określone produkty i usługi.

Od kiedy obowiązuje ustawa o dostępności dla firm prywatnych?

Od 28 czerwca 2025 roku. To data stosowania europejskiego aktu o dostępności, do której odwołuje się polska ustawa z 26 kwietnia 2024 roku, mimo że sama ustawa krajowa została uchwalona wcześniej.

Czy moja firma jest zwolniona z obowiązku jako mikroprzedsiębiorca?

Częściowo. Mikroprzedsiębiorcy, czyli firmy zatrudniające mniej niż 10 osób i osiągające obrót lub sumę bilansową poniżej 2 milionów euro, są całkowicie zwolnieni z wymogów dotyczących usług. Przy produktach zwolnienie jest węższe i dotyczy głównie obowiązku dokumentowania oceny, nie samego wymogu dostępności.

Czym jest wyjątek nieproporcjonalnego obciążenia i jak go udokumentować?

To wyjątek z artykułu 14 dyrektywy, pozwalający odstąpić od części wymogów, jeśli ich spełnienie oznaczałoby fundamentalną zmianę produktu albo nadmierne obciążenie finansowe lub organizacyjne. Wymaga formalnej, udokumentowanej oceny kosztów i korzyści, przechowywanej pięć lat i powtarzanej przy każdej istotnej zmianie produktu lub usługi.

Co się stanie z usługami sprzedawanymi na podstawie umów zawartych przed 28 czerwca 2025?

Mogą być kontynuowane bez zmian najdłużej do 28 czerwca 2030 roku, pod warunkiem że usługa się w tym czasie istotnie nie zmienia. Nowa umowa albo istotna zmiana funkcjonalności zdejmuje to zwolnienie i wymaga zgodności od razu.

Jakie kary grożą za brak zgodności z ustawą?

Po stwierdzeniu naruszenia firma ma 120 dni na poprawki. Brak reakcji naraża ją na karę finansową do dziesięciokrotności przeciętnego wynagrodzenia, nie więcej niż 10% rocznego obrotu, oraz na wykluczenie z zamówień publicznych, niezależnie od kary pieniężnej.

Czy ustawa o dostępności cyfrowej dla podmiotów publicznych to to samo prawo?

Nie. To osobna ustawa z 4 kwietnia 2019 roku, wdrażająca inną dyrektywę unijną i dotycząca wyłącznie stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych. Firma prywatna nieobsługująca sektora publicznego nie podlega tej ustawie, tylko ustawie o produktach i usługach z 2024 roku.

Powiązane na blogu Quality Island

• WCAG 2.2: wymagania, zmiany i kogo obowiązują
• Audyt dostępności strony: jak wygląda, ile kosztuje
• Testowanie dostępności, jak, kiedy, narzędzia i tipy

Pełna lista źródeł

• EUR-Lex, Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/882 z dnia 17 kwietnia 2019 r.
• ISAP, Ustawa z dnia 4 kwietnia 2019 r. o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych
• ELI, Ustawa z dnia 26 kwietnia 2024 r. o zapewnianiu spełniania wymagań dostępności niektórych produktów i usług przez podmioty gospodarcze
• Biznes.gov.pl, Kto ma obowiązek zapewniać dostępność produktów i usług
• Gov.pl, Dostępność cyfrowa