Zamówienia publiczne na testy oprogramowania: umowa na 12 miesięcy

Czas czytania: 12 minut

Zamówienia publiczne na testy oprogramowania kojarzą się głównie z przetargami: kryteriami oceny, terminami składania ofert, procedurami odwoławczymi. Nikt nie pisze o etapie, który dzieje się wcześniej i który decyduje, czy przetarg w ogóle powstanie, w jakim trybie i o jakiej wartości: o rozeznaniu rynku. Ten artykuł pokazuje tę wcześniejszą ścieżkę na realnym przykładzie, zanim sami zignorujecie kolejne takie zapytanie jako niewarte odpowiedzi.

Piszemy go z perspektywy firmy, która takie zapytania realnie dostaje i na nie odpowiada, nie tylko czyta o nich w poradnikach. Jeśli w skrzynce macie dziś wiadomość podpisaną „zapytanie ma charakter wyłącznie informacyjny” i zastanawiacie się, czy w ogóle warto na nią odpowiadać, ten artykuł jest właśnie dla Was.

Skąd biorą się zamówienia publiczne na testy oprogramowania

W części projektów publicznych, zwłaszcza tam, gdzie oprogramowanie ma wpływ na bezpieczeństwo, zdrowie albo dystrybucję środków publicznych, wymóg testów wykonanych przez podmiot niezależny od producenta nie jest opcją, tylko warunkiem formalnym postępowania. Ten wymóg wynika z prostego konfliktu interesów: firma, która napisała system, ma naturalny bodziec, żeby znaleźć mniej błędów niż firma, która nie ma w tym żadnego interesu poza rzetelnym raportem.

Ale niezależność od producenta to tylko jeden z powodów, dla których instytucje publiczne sięgają po zewnętrzną firmę testerską. Drugi, równie częsty powód to zwykły brak kompetencji albo narzędzi we własnym zespole, na przykład do testów wydajnościowych, które wymagają konkretnego stacku (JMeter, Gatling, LoadRunner i podobne) i doświadczenia w interpretacji wyników, nie tylko w uruchomieniu skryptu. Instytucja może nie mieć żadnego prawnego obowiązku niezależności, a mimo to potrzebować zewnętrznej firmy testerskiej, bo po prostu nie ma u siebie ludzi, którzy zrobią to dobrze. Case, który pokazujemy niżej, jest właśnie tego rodzaju: nie o niezależność tu chodziło, tylko o brak zasobów.

Rozeznanie rynku: etap, o którym nikt nie pisze

Zanim zamawiający publiczny ogłosi cokolwiek w trybie przetargowym, musi ustalić szacunkową wartość zamówienia, bo od tej wartości zależy, jaki tryb postępowania w ogóle zastosuje: pełny przetarg, uproszczoną procedurę czy zamówienie poniżej progu, które nie wymaga formalnego ogłoszenia. Do tego służy rozeznanie rynku: nieformalne zapytanie do kilku firm, jawnie opisane jako informacyjne, bez żadnej oceny punktowej i bez żadnego zobowiązania po żadnej ze stron. Firmy, które monitorują wyłącznie ogłoszenia przetargowe, nie widzą tego etapu w ogóle, bo rozeznanie rynku zwykle trafia bezpośrednio do wybranych dostawców, nie na publiczną platformę.

Dokładnie takie zapytanie dostaliśmy od PFRON, funduszu odpowiedzialnego za rehabilitację osób niepełnosprawnych. Poniżej fragmenty, które pokazują, jak wygląda rozeznanie rynku od środka.

Cytaty z realnego zapytania, PFRON

„W celu ustalenia wartości szacunkowej zamówienia zgodnie z obowiązującymi przepisami wewnętrznymi (…) w formule umowy ramowej zawartej na okres 12 miesięcy.”

„Kompleksowej obsługi testów wydajnościowych, obejmującej przygotowanie, realizację oraz raportowanie wyników testów, w szczególności testów obciążeniowych, przeciążeniowych, wytrzymałościowych, skokowych oraz skalowalności.”

„Niniejsze zapytanie ma charakter wyłącznie informacyjny, służy rozeznaniu rynku. Zamawiający pozostaje otwarty na organizację spotkania roboczego.”

Fragmenty zapytania z sektora publicznego, PFRON, cytowane w bazie person Quality Island

Cztery rzeczy w tym zapytaniu warto zauważyć, bo żadna z nich nie jest oczywista, dopóki nie dostaniecie takiego maila we własnej skrzynce. Po pierwsze, zamawiający pyta o jedną łączną, szacunkową kwotę netto za realizację całości usług w okresie dwunastu miesięcy, nie o cenę pojedynczego zlecenia. W naszym własnym cenniku testy wydajnościowe pojedynczej aplikacji webowej wyceniamy od 7 500 zł, a umowa ramowa na dwanaście miesięcy to zupełnie inna skala zamówienia, bo obejmuje wielokrotne cykle testów, nie jeden. Po drugie, zapytanie wprost mówi, że ma charakter wyłącznie informacyjny: nie jest to oferta, którą ktoś może wygrać albo przegrać, tylko wkład do decyzji, jaki tryb postępowania zamawiający wybierze dalej. Po trzecie, zamawiający sam proponuje spotkanie robocze, czyli zaproszenie do rozmowy, jakiego w klasycznej sprzedaży komercyjnej trzeba by szukać tygodniami. Po czwarte, PFRON, instytucja kojarzona z dostępnością cyfrową i rehabilitacją, pyta akurat o wydajność, nie o dostępność, co pokazuje, że publiczna misja instytucji nie przesądza o tym, czego faktycznie szuka jej dział IT.

Warto rozumieć, dlaczego zamawiający w ogóle poświęca czas na to ustalanie wartości, zamiast od razu ogłosić przetarg. Ustawa o zamówieniach publicznych wiąże tryb postępowania z progami kwotowymi, które są okresowo waloryzowane, więc zamawiający, który błędnie oszacuje wartość zamówienia, ryzykuje wybór niewłaściwego trybu, a to bywa podstawą do unieważnienia całego postępowania później. Rozeznanie rynku jest więc dla zamawiającego formą zabezpieczenia się przed własnym błędem proceduralnym, nie kaprysem ani zbędną biurokracją. Dla firmy, która odpowiada rzetelnie, to jednocześnie okazja, żeby realnie wpłynąć na to, jak zamawiający opisze przyszłe zapytanie formalne, bo dobrze przygotowana odpowiedź na rozeznanie często staje się punktem odniesienia przy pisaniu właściwej specyfikacji.

Dlaczego warto odpowiadać, mimo że to nie jest oferta

Odruch większości firm na widok słowa „informacyjne” to zignorowanie zapytania, bo skoro nikt tego nie oceni punktowo, to niby po co poświęcać na to czas. To błędny odruch z trzech powodów naraz. Odpowiedź na rozeznanie rynku realnie wpływa na to, jaki próg wartości zamawiający przyjmie, a od tego progu zależy, czy dalsze postępowanie w ogóle będzie wymagało pełnego, sformalizowanego przetargu, czy przejdzie prostszą ścieżką. Firma, która nie odpowiada, oddaje ten wpływ konkurencji, która akurat odpowiedziała.

Drugi powód to spotkanie robocze, o które zamawiający pyta sam, bez potrzeby przekonywania. W sprzedaży komercyjnej dotarcie do osoby decyzyjnej i umówienie pierwszej rozmowy bywa najdroższym etapem całego procesu sprzedażowego. Tu ta rozmowa jest oferowana z góry, w ramach procedury, więc niewykorzystanie jej jest stratą, na którą nie trzeba nawet nic wydawać, żeby ją odzyskać.

Trzeci powód to widoczność na przyszłość. Firma, która odpowiedziała rzetelnie na rozeznanie rynku, częściej trafia na listę podmiotów zapraszanych do kolejnych zapytań tej samej instytucji, formalnych i nieformalnych, bo zamawiający zapamiętuje, kto potraktował procedurę poważnie, nawet jeśli w danym momencie nic z tego wprost nie wynikało.

Ścieżka od rozeznania rynku do umowy, krok po kroku

Cała ścieżka, licząc od pierwszego kontaktu do podpisania umowy, rozpada się na pięć etapów.

KROK 01, rozeznanie rynkuNieformalne, informacyjne zapytanie do kilku firm, bez oceny punktowej, czasem z propozycją spotkania roboczego.

KROK 02, oszacowanie wartości i wybór trybuNa podstawie odpowiedzi zamawiający ustala szacunkową wartość zamówienia i decyduje, czy dalej idzie w pełny przetarg, uproszczoną procedurę, czy zamówienie poniżej progu.

KROK 03, analiza specyfikacji formalnejJeśli dojdzie do właściwego postępowania, sprawdzenie warunków formalnych, referencji, certyfikatów i wymaganych deklaracji, zanim ktokolwiek zacznie pisać treść merytoryczną.

KROK 04, złożenie ofertyOdpowiedź dosłowna na brzmienie zapytania, w układzie, którego wymaga zamawiający, z zapasem czasowym przed terminem elektronicznym.

KROK 05, rozstrzygnięcie i umowaOcena według wag ustalonych z góry, podpisanie umowy, w naszym przykładzie ramowej na 12 miesięcy, z harmonogramem płatności dłuższym niż w komercji.

Krok trzeci jest tym, na którym firmy tracą najwięcej ofert, zanim ktokolwiek oceni ich merytorykę, jeśli rozeznanie rynku w ogóle przerodzi się w formalne postępowanie. Zamawiający publiczny potrafi zdyskwalifikować ofertę merytorycznie najlepszą, jeśli nie spełnia warunku formalnego, na przykład referencji z konkretnej liczby projektów o zbliżonym zakresie albo konkretnych certyfikatów zespołu. Warto zbudować sobie wcześniej bibliotekę referencji i certyfikatów w formacie gotowym do wklejenia w ofertę, bo czas między publikacją zapytania a terminem składania ofert bywa krótki, a przygotowywanie dokumentów formalnych od zera w tym oknie czasowym kosztuje więcej niż sama praca merytoryczna nad ofertą.

Krok czwarty wymaga dosłowności, nie interpretacji. Zamawiający ocenia ofertę względem literalnego brzmienia zapytania, nie względem intencji, jaką firma mogła mieć. Jeśli zapytanie wymaga opisania metodyki w konkretnym układzie punktów, oferta, która opisuje tę samą metodykę, ale w innym układzie, może zostać oceniona gorzej, nawet jeśli merytorycznie nie różni się niczym.

Czas trwania całej ścieżki bywa mylący, bo rozeznanie rynku samo w sobie trwa krótko, zwykle kilka do kilkunastu dni roboczych na odpowiedź, ale odstęp między rozeznaniem a właściwym postępowaniem formalnym potrafi wynieść kilka miesięcy, zależnie od tego, jak szybko instytucja przechodzi przez wewnętrzne uzgodnienia budżetowe. Firma, która odpowiedziała na rozeznanie i o tym zapomniała, bywa zaskoczona, gdy właściwe zapytanie przychodzi dopiero pół roku później, w międzyczasie zmieniając zresztą część szczegółów zakresu. Warto więc traktować odpowiedź na rozeznanie rynku jako coś, do czego trzeba wrócić, nie jako zamkniętą sprawę po wysłaniu maila.

Jak zamawiający ocenia ofertę na etapie formalnym: kryteria i wagi punktowe

Rozeznanie rynku nie ma żadnej punktacji, ale gdy sprawa przechodzi w formalne postępowanie, zasady się zmieniają. W sprzedaży komercyjnej cena i relacja potrafią przeważyć nad drobnymi brakami formalnymi. W zamówieniach publicznych tak nie jest, bo zamawiający ocenia ofertę według kryteriów i wag ustalonych z góry w specyfikacji, zwykle na długo przed terminem składania ofert. Cena rzadko jest jedynym kryterium: obok niej pojawiają się punkty za doświadczenie zespołu, za metodykę, za certyfikaty, a czasem za termin realizacji. Firma, która skupia się wyłącznie na konkurencyjnej cenie, a pomija te pozostałe kryteria, regularnie przegrywa z ofertą droższą, ale lepiej dopasowaną do wag punktowych.

W tym miejscu gotowe akredytacje i certyfikaty zaczynają realnie działać na korzyść oferty, nie tylko jako ozdobnik na stronie internetowej. Zespół certyfikowany ISTQB, status akredytowanego dostawcy szkoleń ISTQB czy wpis w Bazie Usług Rozwojowych to konkretne punkty, które da się wprost przełożyć na kryteria oceny w wielu specyfikacjach, bez potrzeby tłumaczenia zamawiającemu, dlaczego mają one znaczenie.

Najczęstsze błędy formalne, które dyskwalifikują ofertę

Błąd	Skutek
Zignorowanie zapytania jako „tylko informacyjnego”	Utrata wpływu na próg wartości i tryb dalszego postępowania
Referencje spoza wymaganego okresu	Niespełnienie warunku udziału w postępowaniu
Metodyka opisana w innym układzie niż wymagany	Niższa ocena punktowa mimo poprawnej treści
Spóźnione złożenie oferty elektronicznej	Automatyczne odrzucenie, bez możliwości uzupełnienia

Źródło: opracowanie własne Quality Island na podstawie doświadczeń z postępowań publicznych.

Ostatni z tych błędów, spóźnione złożenie oferty, brzmi banalnie, ale jest jednym z najczęstszych powodów odrzucenia w praktyce, bo platformy zamówień publicznych mają rygorystyczne, automatyczne blokady po upływie terminu, bez żadnego marginesu. Warto założyć w harmonogramie wewnętrznym bufor co najmniej jednego dnia roboczego przed oficjalnym terminem, żeby wyeliminować ryzyko technicznych problemów z platformą w ostatniej chwili.

Sektor publiczny kontra sprzedaż komercyjna: co się różni

Firma, która przenosi nawyki z komercyjnego B2B wprost do zamówień publicznych, zwykle przegrywa nie na jakości usługi, tylko na samym podejściu do procesu zakupowego. Poniższe zestawienie pokazuje, gdzie te dwie ścieżki rozjeżdżają się najbardziej.

Kryterium	Sprzedaż B2B komercyjna	Zamówienia publiczne
Pierwszy kontakt	firma szuka dostępu do decydenta samodzielnie	zamawiający sam proponuje spotkanie robocze przy rozeznaniu rynku
Kryterium wyboru	relacja, rekomendacja, dopasowanie do potrzeb	zgodność z literalnym brzmieniem zapytania
Negocjacje ceny	możliwe na każdym etapie rozmowy	zamknięte w momencie złożenia oferty formalnej
Termin płatności	zwykle krótszy, do negocjacji	zwykle dłuższy, ustalony w umowie ramowej
Skala kontraktu	zwykle pojedyncze zlecenie z cennika	bywa umową ramową na wiele cykli w ciągu 12 miesięcy

Źródło: opracowanie własne Quality Island na podstawie doświadczeń z obu typów sprzedaży.

Nasza perspektywa: co z tego realnie wynika

Odpowiadaliśmy na tego typu zapytania, więc poniższe tezy są z pierwszej ręki, nie z teorii.

Pierwsza teza. Rozeznanie rynku to osobna ścieżka zakupowa, nie wstęp do przetargu w potocznym rozumieniu. Nie ma tu bólu klienta ani perswazji handlowej, jest procedura, termin i formularz, więc trzeba ją traktować inaczej niż typową rozmowę sprzedażową.

Druga teza. Skala kontraktu przy umowie ramowej potrafi być dużo większa niż sugeruje standardowy cennik pojedynczej usługi. Firma, która odrzuca takie zapytanie, bo „to za mało pieniędzy na jedno zlecenie”, liczy złą liczbę.

Trzecia teza. Propozycja spotkania roboczego przy rozeznaniu rynku to rzadka okazja, żeby porozmawiać z zamawiającym bez przebijania się przez warstwy ochronne, jakie napotyka typowy cold outreach. Warto z niej korzystać zawsze, nie tylko wtedy, gdy zapytanie wygląda obiecująco.

Czwarta teza, najbardziej praktyczna. Publiczna misja instytucji nie przesądza o tym, czego akurat szuka jej dział IT. Fundusz rehabilitacji pytający o testy wydajnościowe, nie o dostępność, to dobre przypomnienie, żeby nie zakładać z góry, jaką usługę dana instytucja kupi, tylko czytać, o co realnie pyta w danym zapytaniu.

Co to oznacza praktycznie dla waszej firmy

Zanim zignorujecie kolejne zapytanie oznaczone jako informacyjne, warto odpowiedzieć sobie na trzy pytania. Pierwsze: czy macie ustawiony sposób monitorowania takich zapytań, skoro rozeznanie rynku rzadko trafia na publiczną platformę przetargową, tylko bezpośrednio do wybranych firm. Drugie: czy macie gotową bibliotekę referencji, certyfikatów i standardowych oświadczeń w formacie do wklejenia, na wypadek gdyby rozeznanie przerodziło się w formalne postępowanie z krótkim terminem. Trzecie: czy ktoś w firmie ma zwyczaj przyjmować każdą propozycję spotkania roboczego od zamawiającego, zamiast traktować „informacyjne” zapytanie jako niewarte czasu.

Firmy, które odpowiadają twierdząco na wszystkie trzy pytania, budują w tym kanale realną, powtarzalną obecność, zamiast przypadkowo trafiać na pojedyncze zlecenia.

Co zabrać z tego artykułu

01Rozeznanie rynku to nieformalny, informacyjny etap przed przetargiem, który ustala próg wartości i tryb dalszego postępowania, a większość firm go w ogóle nie widzi.

02Umowa ramowa na 12 miesięcy z jedną łączną kwotą netto to zupełnie inna skala zamówienia niż pojedyncza usługa z cennika.

03Propozycja spotkania roboczego przy rozeznaniu rynku to rzadka okazja na bezpośredni kontakt z zamawiającym, warto z niej zawsze korzystać.

04Publiczna misja instytucji nie przesądza, czego faktycznie szuka jej dział IT, więc warto czytać zapytanie, nie zgadywać z góry.

05Najczęstszą przyczyną odrzucenia oferty na etapie formalnym są błędy formalne, nie braki merytoryczne.

06W przeciwieństwie do sprzedaży komercyjnej, złożona oferta formalna zamyka etap negocjacji, nie otwiera go.

Testujemy oprogramowanie niezależnie od producenta dla instytucji publicznych i firm w sektorze regulowanym.

Sprawdźmy szczegóły